Polityka prywatności wydarzenia

Ostatnia aktualizacja: 03.09.2026

Witamy na Tech Race Summit („Wydarzenie”), organizowanym przez Stable Aggregator Limited („my”, „nas” lub „Administrator”). Niniejsza Polityka Prywatności stanowi uzupełnienie naszej Polityki Prywatności Witryny Internetowej i wyjaśnia, w jaki sposób gromadzimy, przetwarzamy i chronimy Państwa dane osobowe podczas fizycznej obecności na miejscu Wydarzenia.

Przetwarzamy Państwa dane zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) oraz obowiązującymi lokalnymi przepisami dotyczącymi ochrony danych.

1. ZAKRES CZYNNOŚCI ZWIĄZANYCH Z PRZETWARZANIEM DANYCH

Podczas Wydarzenia przetwarzamy Państwa dane w następujących, ściśle określonych celach:

A. Rejestracja na Wydarzeniu, kontrola dostępu i obsługa identyfikatorów

• Kategorie danych: Rodzaj biletu/status VIP, identyfikator kodu QR biletu.
• Cel: Weryfikacja rejestracji, zapewnienie dostępu do miejsca Wydarzenia (w tym do stref VIP, jeśli dotyczy) oraz wydanie fizycznego identyfikatora uczestnika.
• Podstawa prawna: Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – realizacja umowy zakupu biletu.

 

B. Fotografowanie i filmowanie podczas Wydarzenia

W całym miejscu Wydarzenia, w tym podczas wieczornego Afterparty, wykonujemy zdjęcia i nagrania wideo w planie ogólnym i średnim w celu dokumentowania konferencji i promowania jej przyszłych edycji.

• Kategorie danych: Państwa wizerunek, głos i wygląd fizyczny utrwalone na zdjęciach lub nagraniach wideo.
• Cel: Cele marketingowe, PR i promocyjne, w tym publikowanie filmów podsumowujących i galerii na naszej stronie internetowej, w kanałach mediów społecznościowych oraz w prasie branżowej.
• Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – naszym prawnie uzasadnionym interesem jest dokumentowanie korporacyjnego wydarzenia B2B, udostępnianie archiwów sesji oraz prowadzenie działań public relations. Mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw lub zrezygnować z udziału.

C. Transmisja na żywo, nadawanie i nagrywanie wystąpień prelegentów

Nagrywamy, transmitujemy na żywo i rozpowszechniamy wystąpienia prelegentów, dyskusje panelowe oraz prezentacje odbywające się na scenie podczas Wydarzenia.

• Kategorie danych: Pełne nagrania wideo i audio prelegenta, wizerunek, głos, slajdy prezentacji, imię i nazwisko, stanowisko oraz afiliacja zawodowa.
• Cel: Rejestrowanie, transmitowanie na żywo i nagrywanie prezentacji prelegentów podczas Wydarzenia, umożliwiające transmisję w czasie rzeczywistym oraz dostęp do nagrań na żądanie po Wydarzeniu dla upoważnionych uczestników.
• Podstawa prawna: Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania i realizacji naszej umowy z Prelegentem poprzez zapewnienie jego wystąpienia podczas Wydarzenia dla uczestników obecnych na miejscu i zdalnie.

 

D. Wywiady z prelegentami i nagrania medialne

Podczas Wydarzenia przeprowadzamy, nagrywamy i publikujemy profesjonalne wywiady z prelegentami w celu tworzenia treści redakcyjnych, edukacyjnych i promocyjnych.

• Kategorie danych: Imię i nazwisko prelegenta, stanowisko/afiliacja zawodowa, głos, nagrania wideo i audio oraz opinie zawodowe lub wypowiedzi przedstawione podczas wywiadu.
• Cel: Tworzenie, archiwizowanie i rozpowszechnianie materiałów wideo, artykułów oraz materiałów promocyjnych przedstawiających wypowiedzi prelegentów na naszej oficjalnej stronie internetowej, w kanałach mediów społecznościowych, w newsletterze oraz w prasie branżowej.
• Podstawa prawna: Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna zgoda udzielona przed wywiadem lub w momencie jego przeprowadzania. Mają Państwo prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę ze skutkiem na przyszłość.

 

E. Aktywacja networkingowa „Stage Screen”

Zapewniamy interaktywną aktywację networkingową, w ramach której mogą Państwo dobrowolnie utworzyć i wyświetlić kartę uczestnika na głównym ekranie konferencyjnym, aby nawiązać kontakt z innymi uczestnikami.

• Kategorie danych: Dane osobowe przekazane przez Państwa za pośrednictwem formularza elektronicznego (w tym imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, opis zawodowy, adres e-mail, link do profilu LinkedIn, przesłane zdjęcie profilowe) oraz metadane techniczne (adres IP, znaczniki czasu systemowego, rejestry zgód).
• Cel: Generowanie, moderowanie i wyświetlanie Państwa karty uczestnika na głównym ekranie w miejscu Wydarzenia.
• Podstawa prawna: Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – udzielona dobrowolnie podczas przesyłania profilu za pośrednictwem formularza elektronicznego dostępnego poprzez kod QR i zaznaczenia odpowiedniego pola zgody. Mogą Państwo w dowolnym momencie podczas Wydarzenia wycofać zgodę i zażądać natychmiastowego usunięcia swojej karty.

 

F. Baza kandydatów i przyszła rekrutacja

Jeżeli podczas przekazywania danych w ramach aktywacji networkingowej wyraźnie wyrażą Państwo zgodę, umieścimy Państwa dane w naszej bazie HR, aby móc kontaktować się z Państwem w sprawie przyszłych możliwości zawodowych.

• Kategorie danych: Dane osobowe przekazane przez Państwa za pośrednictwem formularza elektronicznego (w tym imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, opis zawodowy, adres e-mail, link do profilu LinkedIn, przesłane zdjęcie profilowe) oraz metadane techniczne (adres IP, znaczniki czasu systemowego, rejestry zgód).
• Cel: Ocena Państwa doświadczenia pod kątem potencjalnych ofert pracy oraz kontakt w sprawie procesów rekrutacyjnych.
• Podstawa prawna: Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – udzielona poprzez zaznaczenie osobnego, opcjonalnego pola zgody w formularzu aktywacji networkingowej „Stage Screen”.

 

G. Zdjęcia i nagrania wideo w zbliżeniu

Podczas Wydarzenia możemy wykonywać zdjęcia i nagrania uczestników w zbliżeniu w celu tworzenia wysokiej jakości treści promocyjnych.

• Kategorie danych: Państwa wizerunek i wygląd fizyczny utrwalone na zdjęciach lub nagraniach wideo w zbliżeniu.
• Cel: Cele marketingowe, public relations i promocyjne, w tym publikowanie galerii na naszej stronie internetowej, w kanałach mediów społecznościowych oraz w prasie branżowej.
• Podstawa prawna: Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – Państwa dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna zgoda jest udzielana poprzez wyraźne działanie potwierdzające polegające na noszeniu określonej smyczy (szczegółowe informacje znajdują się w sekcji ZARZĄDZANIE USTAWIENIAMI PRYWATNOŚCI NA MIEJSCU). Zachowują Państwo prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość.

 

H. Komunikacja po Wydarzeniu i ankiety

• Kategorie danych: Imię i nazwisko, adres e-mail, odpowiedzi udzielone w ankiecie dotyczącej Wydarzenia.
• Cel: Udostępnianie oficjalnych podsumowań po Wydarzeniu oraz zbieranie opinii uczestników w celu oceny poziomu satysfakcji i poprawy organizacji przyszłych konferencji.
• Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – realizacja naszego prawnie uzasadnionego interesu handlowego polegającego na zbieraniu opinii po Wydarzeniu i poprawie jakości organizacji naszych konferencji.

 

I. Promocja przyszłych wydarzeń

• Kategorie danych: Imię i nazwisko, adres e-mail.
• Cel: Informowanie Państwa o kolejnych edycjach, powiązanych summitach technologicznych oraz inicjatywach B2B organizowanych przez naszą firmę.
• Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – promowanie podobnych wydarzeń i usług B2B wśród istniejących kontaktów biznesowych i dotychczasowych uczestników.

2. ZARZĄDZANIE USTAWIENIAMI PRYWATNOŚCI NA MIEJSCU

Szanujemy prawo naszych uczestników do ochrony wizerunku. Aby pogodzić nasze potrzeby promocyjne z Państwa prawami w zakresie ochrony danych, przy stanowisku rejestracyjnym stosujemy przejrzysty system wizualnego wyrażania zgody:

• Zielona smycz: Wyrażają Państwo zgodę na uwzględnienie Państwa w zdjęciach w zbliżeniu, nagraniach wideo i relacjach w mediach społecznościowych.
• Czerwona smycz: Nie wyrażają Państwo zgody na fotografowanie i filmowanie.

 

Zasady dotyczące osób noszących czerwone smycze:

1. Nasi oficjalni fotografowie wydarzenia są zobowiązani do unikania wykonywania zdjęć w zbliżeniu lub w planie średnim osobom noszącym czerwone oznaczenia.
2. Jeżeli zostaną Państwo przypadkowo uchwyceni w tle lub na zdjęciu grupowym, Państwa twarz zostanie zamazana lub zdjęcie zostanie usunięte przed publikacją.

Aby zmienić swoje preferencje lub zgłosić zastrzeżenia dotyczące fotografowania podczas Wydarzenia, prosimy udać się na stanowisko rejestracyjne.

3. ODBIORCY DANYCH I PODMIOTY TRZECIE

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• Wewnętrzny personel Wydarzenia: Upoważnione osoby odpowiedzialne za rejestrację, marketing, działania operacyjne i koordynację Afterparty.
• Dostawca usług zarządzania Wydarzeniem (Podmiot przetwarzający): Korzystamy z usług zewnętrznej agencji eventowej (TG EVENTS SP. Z O.O.), która pełni funkcję naszego głównego Podmiotu przetwarzającego dane na potrzeby Tech Race Summit. Wspiera nas w zakresie logistyki na miejscu, kontroli dostępu do obiektu, obsługi fotografów i ogólnej organizacji Wydarzenia, działając wyłącznie zgodnie z naszymi pisemnymi instrukcjami i zgodnie z art. 28 RODO.

4. MIĘDZYNARODOWE PRZEKAZYWANIE DANYCH

W przypadku gdy Dane Osobowe są przekazywane, udostępniane lub przechowywane w miejscu poza Unią Europejską / Europejskim Obszarem Gospodarczym (UE/EOG), zapewniamy, że takie przekazywanie międzynarodowe odbywa się ściśle zgodnie z Obowiązującymi Przepisami o Ochronie Danych (w tym z rozdziałem V RODO). W celu ochrony Państwa danych osobowych podczas międzynarodowego przekazywania danych stosujemy odpowiednie mechanizmy, w tym zatwierdzone przez Komisję Europejską Standardowe Klauzule Umowne (SCC), decyzje Komisji stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub inne prawnie uznane zabezpieczenia techniczne, organizacyjne i umowne.

5. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

• Dane dotyczące rejestracji i odprawy: Przechowywane przez okres do 1 roku po Wydarzeniu w celu obsługi zapytań po Wydarzeniu, prowadzenia księgowości oraz dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń prawnych.
• Dane z aktywacji networkingowej „Stage Screen”: Przechowywane tymczasowo przez czas trwania Wydarzenia i usuwane w ciągu 14 dni po jego zakończeniu.
• Dane rekrutacyjne: Przechowywane w naszej bezpiecznej bazie HR przez okres 6 miesięcy od dnia udzielenia zgody, po czym zostaną trwale usunięte lub zanonimizowane.
• Zdjęcia i nagrania wideo: Przechowywane tak długo, jak długo materiały promocyjne lub archiwalne pozostają istotne dla marketingu naszych wydarzeń korporacyjnych lub do czasu skutecznego wniesienia przez Państwa sprzeciwu/żądania usunięcia danych.
• Nagrania wystąpień prelegentów: Przechowywane tak długo, jak długo nagranie sesji pozostaje istotne do celów edukacyjnych lub archiwalnych, lub do czasu upływu umownego okresu przechowywania albo realizacji ważnego żądania usunięcia danych.

6. PAŃSTWA PRAWA W ZAKRESIE OCHRONY DANYCH

Na mocy RODO przysługują Państwu następujące prawa:

• Dostęp i sprostowanie: Prawo do uzyskania kopii swoich danych lub poprawienia błędów.
• Usunięcie danych („prawo do bycia zapomnianym”): Prawo do żądania usunięcia swoich danych (w tym usunięcia lub zamazania opublikowanego w internecie zdjęcia lub fragmentu nagrania sesji, na którym można Państwa zidentyfikować).
• Ograniczenie przetwarzania i sprzeciw: Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach (np. fotografowania otoczenia lub wykonywania zdjęć tłumu).
• Wycofanie zgody: Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie w odniesieniu do wyraźnie określonych materiałów promocyjnych wykonywanych w zbliżeniu lub materiałów z wywiadów.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw lub zażądać natychmiastowego usunięcia zdjęcia opublikowanego w naszych kanałach, prosimy skontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych pod adresem privacy@softswiss.com lub bezpośrednio z personelem Wydarzenia przy stanowisku rejestracyjnym.